Jak oswoić PPK?
Czy Pracodawcy powinni bać się Pracowniczych Planów Kapitałowych? Czy mają szanse z powodzeniem zmierzyć się z nowymi obowiązkami? Pierwszy etap wdrożenia PPK to niezwykle ważne doświadczenia, z których kolejni Pracodawcy wchodzący w późniejszych terminach w reżim Ustawy o PPK mają szansę skorzystać minimalizując stres i ryzyko ewentualnych pomyłek.
Decyzja o uczestnictwie w projekcie PPK była dla BNP Paribas TFI naturalna. Na rodzimym francuskim rynku grupa BNP Paribas prowadzi podobne w swoim charakterze programy na rzecz ponad 26 000 przedsiębiorstw. Konieczność oparcia bezpieczeństwa finansowego w okresie emerytalnym na indywidualnie gromadzonych oszczędnościach od dawna jest uwzględniania na rynku polskim w polityce produktowej Towarzystwa pod postacią IKE, IKZE i PPE, ale to PPK ma szansę stać się w pełni prywatnym i jednocześnie masowym programem.
Miniony rok pokazał, że największego wsparcia Pracodawcy potrzebowali w dwóch obszarach. Pierwszy katalog problemów to kwestie związane z przełożeniem ogólnych zapisów Ustawy o PPK na indywidualną sytuację danej firmy. Przeprowadziliśmy cykl konferencji szkoleniowych dla firm i setki spotkań indywidualnych. Wśród najczęściej pojawiających się wówczas i w toku dalszej współpracy pytań możemy wymienić kwestie związane z wyłonieniem reprezentacji pracowniczej, wyborem instytucji finansowej, określeniem katalogu pracowników uprawnionych do uczestnictwa w PPK z grona pracowników danej firmy, administrowania procesem zbierania rezygnacji i oświadczeń o przystąpieniu do PPK, terminów naliczania i przekazywania pierwszych wpłat oraz problemy podatkowe. Jak zwykle - diabeł tkwi w szczegółach, a życie pisze scenariusze, które wymykają się ze schematu.
Drugi obszar wymagający współpracy pomiędzy instytucją zarządzającą, a Pracodawcą, to dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do wymagań prawnych i rozwiązań systemowych po stronie instytucji finansowej. Jeżeli prace nad modyfikacją systemu rozpoczęto z odpowiednim wyprzedzeniem i w kontakcie z nami jako instytucją zarządzającą PPK, zawarcie umowy o prowadzenie przebiegało bez nieprzyjemnych niespodzianek. Najczęściej występującym problemem były drobne odstępstwa od wymagań technicznych zdefiniowanych dla procesu wymiany danych, ale w świecie zero-jedynkowej logiki IT nawet drobna niezgodność uniemożliwia procesowanie danych. Modyfikacje systemu kadrowo-płacowego najlepiej przeprowadzić w takim terminie, aby móc z wyprzedzeniem wykonać testy wymiany danych i pozostawić czas na ewentualne poprawki.
Nie można również zapominać o głównych zainteresowanych, czyli Pracownikach. Zorganizowana i efektywna komunikacja na linii Pracodawca - Pracownik może znacząco ograniczyć ilość pracy w Zespołach HR w zakresie realizacji obowiązków administracyjnych. Nasze doświadczenie zebrane w toku prowadzenia PPE i PPK wskazuje, że mimo rosnącej cyfryzacji bezpośredni kontakt i rozmowa wciąż są nam jako ludziom najbliższe i tak pozyskane informacje najlepiej przyswajamy.
Pracodawcy bardzo poważnie potraktowali swoja rolę w toku wyboru instytucji finansowej. Mając na uwadze, że PPK nie jest rozwiązaniem „na chwilę”, ale projektem długofalowym, dużą wagę (poza kryteriami wynikającymi wprost z Ustawy) przywiązywali do stabilności potencjalnego partnera. W kontekście trwającej od kilku lat konsolidacji rynku jest to racjonalne podejście pozwalające ograniczyć prawdopodobieństwo przymusowego przeniesienia programu do nowego partnera i związanych z tym czynności administracyjnych po stronie Pracodawcy. Stały wzrost zaangażowania Grupy BNP Paribas na polskim rynku był bez wątpienia jednym z czynników, który pomagał nam w pozyskaniu zaufania Klientów.
Nowe przepisy zaczną obowiązywać kolejną grupę przedsiębiorstw od 1 stycznia 2020 roku, a ostateczny termin na podpisanie Umowy o zarządzanie minie 24 kwietnia 2020. Nie warto jednak odkładać tematu PPK na ostatnią chwilę. Wiedza, racjonalny harmonogram zakładający rozłożenie działań na kilka miesięcy i bliska współpraca z dostawcą pozwolą każdej firmie na spokojne i bezbolesne wdrożenie PPK.